Cómo tomar el liderazgo de un proyecto que ya empezó

titanes

El verano pasado, delegué mis funciones en Astrolab por un tiempo para asistir a un taller de capacitación en Portugal. Una de mis preocupaciones antes de salir fue que había un proyecto de consultoría en puerta y, por las características del mismo, parecía que yo era el indicado para dirigirlo.

Me senté con los socios de Astrolab, conversamos sobre las distintas opciones y definimos lo que parecía más viable: si el proyecto se cerraba mientras yo estaba fuera, alguien más lo tomaría y, con mi llegada, haríamos el cambio de estafeta.

Cuando regresé, una gran bola de nieve me estaba esperando. El diagnóstico ya estaba terminado, se había establecido la estrategia, las políticas de comunicación estaban listas y, por último, se delimitaron una serie de acciones para resolver el problema. Ahora yo tenía que ejecutar todo. ¿Por dónde debía empezar?

Pasé los primeros días escuchando a los involucrados, leyendo todos los documentos, investigando el contexto de las desiciones que se habían tomado. Si todo era como estaba descrito, el proyecto saldría sobre ruedas.

Decidí visitar la compañía en cuestión y conocer a todo el equipo de trabajo interno. Entonces abrí los ojos. Cuando los convoqué a las primeras reuniones, noté que la motivación estaba por los suelos, perdí la atención de los asistentes, algo andaba mal. Mi primera reacción fue pensar que se resistían al cambio de liderazgo.

Con el tiempo, fui haciendo las siguientes conclusiones que te comparto en forma de tips. Cuando entres a un nuevo proyecto:

1. Reúne a todos los participantes del proyecto y nombra un embajador interno (que sea tu aliado)

Cuando tomé el proyecto del que les hablo, realicé dos reuniones de inicio. Nos tomamos dos horas en total y parecía que los participantes estaban comprometidos. Para mi sorpresa, el embajador al que designé como aliado tenía planeada su jubilación y, con su salida, todo el equipo de apoyo de la compañía se tambaleó. Algunos se desentendieron del proyecto, otros sencillamente perdieron el interés.

Desde esa ocasión, insisto mucho en el compromiso del equipo y pido al embajador garantizar su participación hasta el final. Para lograr esto, una herramienta que me ayuda es la siguiente recomendación.

2. Reescribe el problema en equipo y realiza un plan de trabajo en un documento oficial

Éste debería incluir: un resumen del proyecto, objetivos, alcance, riesgos importantes y la metodología. El modo de abordar el problema, la organización, considerar duración y costos. El documento deberá ser firmado por todos los asistentes y, de ser posible, por el director de la compañía.

3. Trae a la mesa el por qué

Una vez que la moral está abajo, lo mejor es traer a la mesa los motivos por los cuales el proyecto es relevante. Recuerdo que, en el proyecto que les cuento, retomé varias de las historias que mi equipo había recopilado en el diagnóstico y las ordené en una narrativa que ayudó a definir el status quo (cómo estamos) y la visión (a dónde queremos ir).

Cuando comencé a contar la historia, los asistentes fueron dejando uno a uno su celular y me prestaron atención por el resto de la junta. Andrés da algunos tips que pueden ayudarte con esto aquí.

4. Mantén comunicación constante y clara con todos los involucrados 

Recuerdo la primera vez que Andrés me platicó de este proyecto. Insistió en el alcance: todo el país (incluso Latinoamérica). Yo me emocioné mucho. No me imaginé lo difícil que iba a ser mantener una comunicación directa con todos los involucrados.

Una de las lecciones más importantes que me quedo fue la importancia de estar siempre disponible para el equipo. De esta manera, ellos y ellas se sienten escuchados, tomados en cuenta y así es más sencillo avanzar.

5. Cuídate de “los pequeños ajustes” y cierra el proyecto a tiempo

De los peores enemigos de la planeación o ejecución de un proyecto son los famosos pequeños cambios y correcciones, ¡pueden llevarte una vida! No caigas en la tentación de ir aceptando cambios que parecen sencillos. Cuando se juntan, pueden significar meses extra de trabajo e incluso un proyecto interminable.

Para evitar “los pequeños ajustes” lo que debes hacer es tener políticas desde un inicio sobre qué cuestiones puedes incluir y cuales quedan fuera. De esa manera todos estarán en la misma sintonía y podrás cerrar tu proyecto en tiempo y forma.

¿Qué otros consejos darías a alguien que va tomando el liderazgo de un nuevo proyecto?

3 consejos que te harán bueno para presentar

gente durmiendo

Una persona se distingue del resto cuando sabe hablar en público y convencer. De ese grupo, los que cuentan al menos una historia se diferencian aún más. Pero hay historias que son mejores que otras, así como hay líderes que son mejores que otros contándolas. ¿Cómo podríamos seguir escalando y diferenciarnos en esa estructura de liderazgo?

Esta semana expuse en un foro e impartí un taller, en esas presentaciones aprendí tres lecciones sobre comunicación que les comparto:

Lección #1: Prepara con tiempo tu discurso

En el foro del martes, me sentaron junto a dos empresarios de la ciudad. Cuando recibí la invitación, hice algunas suposiciones que me llevaron a no preparar mi contenido. ‘Es algo que ya sabes muy bien’, me justifiqué, ‘no hay necesidad de elaborar un guión’.

Llegué al lugar, nos explicaron la dinámica del foro, nos pasaron al frente y, cuando empezó el turno, mi mente se puso en blanco. ‘¿Una cerveza para que fluyan mejor las ideas?’ ‘Sí, por favor’.

Cuando organizas tus ideas con anticipación, es más fácil que las tengas presentes y que expongas de manera estructurada. A veces pensamos erróneamente que las historias no se necesitan preparar, ‘esas salen mejor cuando suenan improvisadas’. Falso. Contar historias también es un arte y, por ello, se requiere mucha práctica.

Los resultados de ese foro no fueron malos pero me quedé con el sentimiento de que pudieron ser mejores. Es mejor compartir una idea cuando se prepara con tiempo.

Lección #2: Explica las razones detrás de tus ideas

Hay ideas que tenemos arraigadas en nuestra cabeza y nuestro corazón. Ya sea porque son parte de nuestra cultura o porque nos la han repetido con frecuencia; ya sea porque provienen de una fuerte experiencia personal o porque la hemos leído en muchas fuentes. Andrés escribe aquí cómo detrás de estas convenciones existen historias.

Tenemos la tendencia a pensar que nuestro público comparte esas experiencias. Puede que sí. Pero ese prejuicio sólo nos lleva a saltarnos partes de la idea.

Me pasó en aquella visita a una planta en el estado de Veracruz. Gerardo y yo queríamos hacer una dinámica con los operativos que tenían nivel de técnico. Comencé la junta explicando por qué estábamos ahí e inmediatamente después hice una pregunta. Se hizo un silencio sepulcral. ¡Nadie me había entendido!

Es más sabio suponer que la audiencia no sabe nada. Pensar eso, normalmente nos ayuda a explicarnos mejor.

Lección #3: Añade al menos una historia personal

Las historias que cuentes serán más poderosas si te sucedieron a ti. Me lo demostró Aly, una participante del taller que impartí el jueves. Los integrantes del grupo eran ganadores de la convocatoria Cemex-Tec, categoría Innovación Social: ¡puro genio! Pedí voluntarios que quisieran compartir cuál había sido la experiencia que detonó su emprendimiento. Les invité a escribirla en papel.

Ella fue la primera que se levantó a contar su historia  Se llenó de valor, se paró frente al auditorio y -con la voz entrecortada por sus emociones- hizo magia. A la mitad de la exposición, la mayor parte del auditorio ya estaba en completa sintonía con ella, algunos incluso lloraban. Fue arrolladora.

Con esta intervención, Aly se logró diferenciar de manera exitosa del resto de los líderes. No se me va a olvidar su proyecto ni las razones que había detrás de su emprendimiento. No se me va a olvidar por qué es importante. Lo mejor del caso, tampoco se les va a olvidar al resto de los participantes y a los inversionistas invitados.

Si te interesa aprender mejor cómo usar el storytelling y fortalecer tu liderazgo con herramientas de presentación, inscríbete a nuestro taller INSPIRA aquí.

Una herramienta poderosa en los líderes

Bezos

Hace unos días leí un artículo titulado ‘Bad Managers Talk, Good Managers Write’. En resumen, según el autor la herramienta más importante para un líder es la comunicación escrita, pues –me permito parafrasear-:

1. Es una expresión de claridad y precisión en las ideas,
2. Genera disciplina y consistencia y
3. Es garantía de que todos puedan entender el mensaje, trabajar sobre el mismo y consultarlo en muchas ocasiones.

El ‘bloguero’ declara que, con frecuencia, nos pintan al líder como una persona que inspira a su audiencia mientras da un buen discurso. Sin embargo –dice- la verdad es menos emocionante. Entonces justifica su argumento citando a tres empresarios (Ben Horowitz, Jeff Bezos y Andy Grove) que valoran la habilidad de escribir bien en sus líderes.

De ahí, a titular la entrada como ‘Bad Managers Talk’ hay un salto enorme. ¿Los líderes que saben hablar son malos líderes?

Antes de seguir leyendo. Es importante entender la intención de este artículo: no pretendo exponer una lista de argumentos, hacer polémica o generar discusión en su blog; no me interesa. Más bien, quiero generar conversación acerca de dos puntos:

1. La comunicación escrita puede perderse en el mar del ruido:

Uno de nuestros primeros proyectos de Astrolab se llevó a cabo en una organización muy grande: más de 90mil empleados. Nos buscaron porque había mucha rotación en sus colaboradores, que se estaban yendo porque no se enteraban de todos los beneficios que tenían por trabajar ahí. El encargado del proyecto, del área de Recursos Humanos, nos dijo:

–La gente no se entera y no sé qué estamos haciendo mal. Nosotros nos aseguramos de entregarles a todos los de nuevo ingreso un manual con la descripción de todos sus beneficios.
(Nos enseña el manual. Es un libro con varias páginas de puro texto).
–¿De qué otra manera comunican esto?
–Ah, pues además tenemos pósters, damos panfletos, tenemos revistas y mandamos correos con información con mucha frecuencia.
–Vamos a ver qué cosas sí están funcionando.

Nosotros decidimos escuchar las conversaciones que existían en la organización. Una de las historias que llamó mi atención fue la siguiente:

–Hace poco nació mi segunda hija. Estábamos muy apretados económicamente y yo no sabía de dónde más conseguir dinero. Mi esposa se sentía muy presionada pero yo le decía que todo iba a salir muy bien. Un día, mi jefe se acercó conmigo y me habló sobre la ayuda por nacimiento. Al poco tiempo de pedirla, tenía en mis manos la ayuda económica y una canasta con productos para bebé que me ahorraron más de un mes de gastos.

Lo que me llamó la atención no fue la ayuda sino que terminando de escuchar la historia, dos personas más que participaban en la dinámica expresaron que jamás habían escuchado de esa ayuda. Los dos contaron que tenían varios hijos y que nunca habían aprovechado ese beneficio. Ése estaba escrito en el manual que les dieron cuando entraron a la organización. También estaba descrito en varios correos recientes. Sin embargo, ellos no estaban enterados. Su jefe nunca les contó sobre el beneficio de manera oral.

2. La comunicación escrita puede prestarse a malas interpretaciones:

El ejemplo que tengo más presente es el de mi amigo Pancho. Él vive en una colonia en la que hay áreas comunes que se comparten con los vecinos: palapa, asador, alberca, entre otras. Toda la zona se puede reservar y se bloquea para su uso privado. Pancho quería organizar una reunión y le pidió por whatsapp a Javier, su hermano:

–Javier, ¿puedes reservar la palapa?
–Yo te la reservo.
–Me avisas.

Al poco tiempo, Javier respondió:

–Ya está reservada.
–Ok. Gracias.

Pancho invitó a todos sus amigos esa noche pero se llevó una sorpresa cuando llegó al jardín. Había otro evento ese día. Furioso, llamó a su hermano para reclamarle.

–Yo dije “ya está reservada”, respondió Javier.

Cuando Pancho leyó “ya está reservada” interpretó “ya la reservé para tu evento”, mientras que Javier quería decir “ya está reservada por alguien más, no la pude reservar para tu evento”.

. . .

La mayoría de los líderes pasan gran parte de su tiempo en algún tipo de una situación interpersonal: cerrando acuerdos, vendiendo proyectos, transmitiendo ideas, compartiendo conocimiento. Es verdad, no es tan glamouroso como dar discursos, pero sí implica saber comunicar oralmente de manera efectiva.

Muchos problemas de las organizaciones son resultado de una mala comunicación. Por eso es fundamental que los líderes se enfoquen en convertirse en grandes comunicadores. Dos maneras de hacerlo son:

1. Un buen líder genera espacios para escuchar a los demás. Eso le permite entender a su audiencia, ver sus reacciones y hacer preguntas aterrizadas.

2. Un buen líder construye significado con los demás. Hablamos para pensar, las conversaciones dan luz a los problemas y generan nuevas posibilidades. Un buen líder no impone, sino que co-crea la estrategia junto con sus colaboradores.

En teoría, la comunicación parece fácil y obvia; en la práctica, es de los fenómenos humanos más complejos.

Te invito a reflexionar. A ti, como líder, ¿qué te ha funcionado más?

 

Algunos artículos sobre la comunicación oral:

Lo que no sabes sobre el ‘Storytelling de Negocios’

Hace una semana estaba en la oficina y recibí una llamada muy confusa. Después de unos minutos de conversación, el interlocutor me dice: ‘¿pues qué hacen ahí en Astrolab? ¿qué no storytelling = videos?’

¿Estaré comunicando bien lo que hago? Eso me llevó a preguntar lo siguiente en Facebook:

Pregunta en facebook

Mi teoría era que una gran parte de mis conocidos, incluso mis amigos y familiares cercanos, no sabrían qué responder. La verdad es que no fui muy justo porque la respuesta debió ser abierta. Pero el resultado fue bueno: la pregunta generó conversación, hubo respuestas muy divertidas y prometí un artículo en donde iba a explicar qué es eso que hago con el ‘storytelling de negocios’. Intentaré sintetizarlo lo mejor posible para facilitar la lectura.

En el entorno de las organizaciones (y en realidad en cualquier grupo de personas o comunidad), las historias nos ayudan en tres aspectos esenciales: conocer mejor, construir liderazgo y generar hábitos.

1) Para conocer mejor

a. Una historia ayuda a entender una realidad compleja

Para conocer algo o a alguien, incluyendo a nosotros mismos, lo que hace nuestro cerebro es repasar eventos, experiencias, historias. Según Gary Klein, un psicólogo especialista en toma de decisiones, las historias nos ayudan a hacer sentido en situaciones complejas. Una vez que entendemos mejor la realidad, es más fácil tomar una decisión.

b. Algunas historias ayuda a descubrir ‘insights’

Las historias van ahí donde lo abstracto no puede entrar. Eso hace que, como dice Hannah Arendt, nos revelen significados sobre comportamientos que serían inexplicables de otras formas.

c. Muchas historias ayudan a detectar patrones de comportamiento

Dice Mark Strom que las historias dan claridad en terrenos complejos y, cuando se repiten, nos ayudan a detectar patrones que revelan emociones, contexto e imaginación.

R: Uso las historias para hacer proyectos de consultoría, en donde detecto problemas y replico casos de éxito

2) Para construir liderazgo

a. Una historia inspira

Según Chip y Dan Heath, las ideas simples, concretas, emocionales, creíbles e inesperadas, mueven mejor a la acción. Las historias combinan todos estos elementos de una forma estructurada y fácil de replicar.

b. Muchas historias construyen influencia

Una persona que mueve a la acción de manera sostenida, se convierte en alguien influyente. Dice Dan Pink que usar historias es una de las habilidades fundamentales para el líder del siglo XXI.

R: Uso las historias para trabajar con los directores y fortalecer su liderazgo

3) Para generar hábitos

a. Una historia que inspira, puede ayudar a generar un cambio

Jerome Bruner dice que una historia se queda 22 veces más en la memoria que un dato duro, esto es porque las historias dan la misma información que un dato pero en un contexto emocional. Esto ayuda a generar el cambio deseado cuando se presentan las razones y el contexto adecuado.

b. Muchas historias que inspiran, pueden ayudar a formar hábitos

Las historias ayudan a que la gente descubra ‘la moraleja’ por su cuenta, y está asociado a que la gente se comprometa con sus actos y fomente nuevos hábitos.

R: Uso las historias para diseñar iniciativas que cambien comportamientos y generen hábitos

¿Cuál era la respuesta correcta? En una consultoría como la nuestra, es complejo decir qué hacemos en 10 segundos. No es como una tienda de ropa que ‘vende ropa’. Nosotros resolvemos problemas de muchos tipos, de maneras muy diferentes. Y el lenguaje que usamos es el ‘storytelling’.  Así que, los que pusieron ‘g’ se merecen el 100.