Cómo tomar el liderazgo de un proyecto que ya empezó

titanes

El verano pasado, delegué mis funciones en Astrolab por un tiempo para asistir a un taller de capacitación en Portugal. Una de mis preocupaciones antes de salir fue que había un proyecto de consultoría en puerta y, por las características del mismo, parecía que yo era el indicado para dirigirlo.

Me senté con los socios de Astrolab, conversamos sobre las distintas opciones y definimos lo que parecía más viable: si el proyecto se cerraba mientras yo estaba fuera, alguien más lo tomaría y, con mi llegada, haríamos el cambio de estafeta.

Cuando regresé, una gran bola de nieve me estaba esperando. El diagnóstico ya estaba terminado, se había establecido la estrategia, las políticas de comunicación estaban listas y, por último, se delimitaron una serie de acciones para resolver el problema. Ahora yo tenía que ejecutar todo. ¿Por dónde debía empezar?

Pasé los primeros días escuchando a los involucrados, leyendo todos los documentos, investigando el contexto de las desiciones que se habían tomado. Si todo era como estaba descrito, el proyecto saldría sobre ruedas.

Decidí visitar la compañía en cuestión y conocer a todo el equipo de trabajo interno. Entonces abrí los ojos. Cuando los convoqué a las primeras reuniones, noté que la motivación estaba por los suelos, perdí la atención de los asistentes, algo andaba mal. Mi primera reacción fue pensar que se resistían al cambio de liderazgo.

Con el tiempo, fui haciendo las siguientes conclusiones que te comparto en forma de tips. Cuando entres a un nuevo proyecto:

1. Reúne a todos los participantes del proyecto y nombra un embajador interno (que sea tu aliado)

Cuando tomé el proyecto del que les hablo, realicé dos reuniones de inicio. Nos tomamos dos horas en total y parecía que los participantes estaban comprometidos. Para mi sorpresa, el embajador al que designé como aliado tenía planeada su jubilación y, con su salida, todo el equipo de apoyo de la compañía se tambaleó. Algunos se desentendieron del proyecto, otros sencillamente perdieron el interés.

Desde esa ocasión, insisto mucho en el compromiso del equipo y pido al embajador garantizar su participación hasta el final. Para lograr esto, una herramienta que me ayuda es la siguiente recomendación.

2. Reescribe el problema en equipo y realiza un plan de trabajo en un documento oficial

Éste debería incluir: un resumen del proyecto, objetivos, alcance, riesgos importantes y la metodología. El modo de abordar el problema, la organización, considerar duración y costos. El documento deberá ser firmado por todos los asistentes y, de ser posible, por el director de la compañía.

3. Trae a la mesa el por qué

Una vez que la moral está abajo, lo mejor es traer a la mesa los motivos por los cuales el proyecto es relevante. Recuerdo que, en el proyecto que les cuento, retomé varias de las historias que mi equipo había recopilado en el diagnóstico y las ordené en una narrativa que ayudó a definir el status quo (cómo estamos) y la visión (a dónde queremos ir).

Cuando comencé a contar la historia, los asistentes fueron dejando uno a uno su celular y me prestaron atención por el resto de la junta. Andrés da algunos tips que pueden ayudarte con esto aquí.

4. Mantén comunicación constante y clara con todos los involucrados 

Recuerdo la primera vez que Andrés me platicó de este proyecto. Insistió en el alcance: todo el país (incluso Latinoamérica). Yo me emocioné mucho. No me imaginé lo difícil que iba a ser mantener una comunicación directa con todos los involucrados.

Una de las lecciones más importantes que me quedo fue la importancia de estar siempre disponible para el equipo. De esta manera, ellos y ellas se sienten escuchados, tomados en cuenta y así es más sencillo avanzar.

5. Cuídate de “los pequeños ajustes” y cierra el proyecto a tiempo

De los peores enemigos de la planeación o ejecución de un proyecto son los famosos pequeños cambios y correcciones, ¡pueden llevarte una vida! No caigas en la tentación de ir aceptando cambios que parecen sencillos. Cuando se juntan, pueden significar meses extra de trabajo e incluso un proyecto interminable.

Para evitar “los pequeños ajustes” lo que debes hacer es tener políticas desde un inicio sobre qué cuestiones puedes incluir y cuales quedan fuera. De esa manera todos estarán en la misma sintonía y podrás cerrar tu proyecto en tiempo y forma.

¿Qué otros consejos darías a alguien que va tomando el liderazgo de un nuevo proyecto?

Más allá de contar historias

Ayer en la oficina, imaginamos un mundo en donde ya fuera vigente la cultura del storytelling. Uno de nosotros interrumpió: “sería muy fastidioso, ¿no?, todo el mundo tratando de contarte su propia historia”. Y sí, aunque es el primer escenario que todos imaginamos, no es esa la visión que tenemos los que nos dedicamos a esto.

Cuando hablamos de ‘la cultura del storytelling’ nos referimos al círculo completo: escuchar historias, contar historias y detonar historias.

storytelling

Contar historias (Storytelling)

Quizá pueda ayudar un ejemplo. Es el caso de un amigo, a quien llamaré Marcos para mantener su anonimato. Él trabaja en una compañía de 5,000 personas en donde se promueve la cultura de apertura e igualdad entre todos. Marcos dice que el director suele estar muy cerca de la gente, los conoce a todos por su nombre y cuenta historias –es un buen storyteller-.

Sin embargo, hay cosas que aún no están tan bien. Por ejemplo, llevan tiempo intentando hacer ajustes y recortar costos, la gente entiende las razones del cambio, pero aún hay resistencia: “¿por qué deberíamos hacer las cosas diferentes cuando lo que hacemos funciona?”  Y ¿por qué deberían?

Escuchar historias

Para destrabar la situación, Marcos sugirió al director que escuchara a la gente. Al director le pareció lógico. Reunió a algunos, los invitó a desayunar junto con algunos otros vicepresidentes y al final dijo: “es tiempo de escucharlos, pueden decirme lo que sea”. Se hizo el silencio. Luego de unos minutos de sufrimiento, mejor dio por terminado el evento.

Tiempo después se sentó con los líderes más cercanos a él y les preguntó si tenían alguna hipótesis: ¿qué está bloqueando el cambio? Mi amigo Marcos estuvo invitado a esa reunión. Él y algunos de sus compañeros contaron historias reales que habían escuchado de la gente. Éstas clarificaban cómo “antes hemos hecho propuestas y el director no ha sabido escuchar”, cómo “parece que el director es el primero que no vive la cultura” o cómo “su estilo de liderazgo es muy impositivo”.

Detonar historias

No sólo eso, en las historias también descubrió insights de cómo destrabar el cambio detonando historias. Estas son algunas de las cosas que dijo la gente:

1. A muchos colaboradores de esta organización les gusta ser reconocidos frente a sus compañeros. Eso ya lo sabe todo mundo pero a veces es difícil ejecutarlo. En esta ocasión había algo particular: la historia no la contaba el que había sido reconocido, sino alguien más que estuvo en ese momento. Resulta que, más allá de ser reconocido, a la gente le gusta escuchar cuando reconocen a sus compañeros públicamente.

2. Muchos colaboradores se sienten motivados cuando ven hechos; cuando su jefe vive de manera particular algún valor o creencia de la compañía, entonces es más fácil imitarlos. Parece que a la gente le gusta trabajar con líderes que son congruentes y que enseñan con el ejemplo.

3. Muchos colaboradores se sentían a gusto con líderes que ‘les dejaban resolver las cosas a su modo’, al fin de cuentas ‘sacaban adelante la chamba’. A la gente le gusta descubrir las cosas por su cuenta, contrario a jefes que quieren imponer su propia manera de hacer las cosas y cerrar los caminos por descubrir.

Después de vivir esta experiencia, Marcos me llamó por teléfono y me dijo: “Por fin entiendo lo que haces”. Me platicó cómo se dio cuenta que no basta con contar buenas historias, tampoco es suficiente escuchar,  la visión de ‘la cultura de storytelling’ es el paquete completo de escuchar, contar historias y actuar: demostrar con hechos que les importa lo que escucharon.

Reconocer, ser congruentes y ayudar a descubrir son algunas actitudes que cerraron el círculo en la empresa donde trabaja Marcos, ¿qué actitudes detonan historias en tu organización?

La humanización de las empresas

Imagina lo siguiente: eres facilitador de un curso y le pides a la gente que dibuje una empresa.

Piensa, ¿qué te van a entregar?

Seguro la mayor parte de la gente te va entregar algo como esto:

fábrica

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Todavía visualizamos a las empresas como si fueran fábricas (con humo y todo). Cuando buscas en google con la palabra clave “empresa” aparecen fotografías de gente trajeada, rígida, genérica (incluso sin rostro), que recuerdan procesos detallados, estrategias con palabras rimbombantes, juntas eternas, procedimientos imposibles de seguir, presupuestos, entre otras. Esto es herencia de la Industrialización.

Después de la Revolución Industrial, y derivado de ella, hubo muchos intentos de mecanizar toda la vida, automatizar todos los procesos. En esa época, la narrativa y las historias eran considerados triviales. Como decía en mi artículo pasado, lo importante eran los números y los datos duros. Sin embargo, el storytelling sobrevivió pues estaba en la sangre de las organizaciones. Ahí escondido en los pasillos, en los cafés y en los comedores. Resulta que contar historias es una actividad inmersa en la cultura y en la definición misma del ser humano.

Hace unos días, me topé con una ilustración en el LinkedIn de Luis, que decía cómo estamos pasando por una transformación o reinvención de las organizaciones. De organizaciones industrializadas a organizaciones humanas. A partir de esa imagen, hice un ejercicio aquí con mis compañeros en Astrolab y encontramos las siguientes transformaciones (muchas de ellas ya sucedieron, otras están sucediendo).

humanizacion

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

A través de la narrativa, podemos dejar ir la necesidad de control (que antes era considerada primordial) y aprender que la realidad de las empresas es más orgánica.

Si lo pensamos así, en lugar de una fábrica dibujaríamos, por ejemplo, un árbol que se acomoda y reorganiza todo el tiempo, nutriendo y energizando sus ramas y generando frutos sabrosos.

Las historias serían parte de esos nutrientes, pues pueden inspirar a la gente a actuar de maneras inesperadas, a diferencia de las instrucciones precisas, que bloquean la creatividad. El storytelling lleva a la innovación porque genera la energía necesaria para el cambio y no tiene fronteras porque es inherentemente humano.

Imaginemos empresas humanas, abiertas al pensamiento, a la discusión, a la colaboración.

Los verdaderos superhéroes

Hace unos días, Gerardo y yo tuvimos una reunión con César*, el director de RH de una empresa mexicana con sede en Monterrey. Cuando le comentamos algunos de los problemas que resolvemos, como la comunicación asertiva entre jefe-subordinado, nos compartió una preocupación que se nos quedó muy grabada: “cuando un jefe le grita a su subordinado de manera ofensiva, muchas veces deja de lado que ese empleado es el superhéroe de alguien más. Un superhéroe que llegará de vuelta a casa y contagiará ese estrés con su esposa e hijos”.

Las exigencias del mundo de negocios de hoy, nos llevan a buscar cambios organizacionales cada vez más rápido y con menos presupuesto.

A pesar de que hay más bibliografía y recursos disponibles para todos, parece que implementar con éxito un proceso de cambio suena irreal e incluso ingenuo. La realidad es que, aunque haya muchos proyectos sucediendo en las organizaciones, pocos terminan a tiempo o provocan un verdadero cambio.

Uno de los procesos de cambio más difíciles en las organizaciones es un cambio cultural.

El resultado de muchas organizaciones suele ser un enfoque abstracto e impersonal (p. ej. “satisfacer globalmente las necesidades de sus clientes y crear valor para sus accionistas, empleados y otras audiencias clave, consolidándose como la organización multinacional más eficiente y rentable del mundo”).

Por lo general, las nuevas misiones, visiones, valores se definen por un grupo de directivos que se van un fin de semana a Las Vegas y regresan con el anuncio de la “nueva cultura”. Ésta se comunica en un evento inicialmente, para después ‘bajarse’ por la organización a través de mailing u otros medios que nadie ve, y termina por generar falsas promesas que derivan en escepticismo por parte de los empleados “aquí las cosas nunca van a cambiar”.

Parte del problema es que el proceso de creación de una nueva cultura no se toma con seriedad o no se sabe hacer. Otras veces sucede que la gente adecuada no participa en el proceso de creación o en el desarrollo de la comunicación.

En ocasiones sólo los que están en los niveles directivos y gerenciales conocen a profundidad el propósito o el mensaje y los empleados quedan en el desconcierto. Como resultado, el contexto se pierde, la información se distorsiona, se genera radiopasillo negativo. En ese contexto, no es raro ver empleados poco motivados o poco comprometidos con la empresa, un ambiente negativo de trabajo, alta rotación.

Nosotros hemos encontrado varias razones detrás de este problema:

1) Algunas veces se presentan las razones detrás del cambio de manera convincente, pero apenas se ofrecen mensajes que logren motivar a la gente no sólo para que actúe, sino para que lo haga con entusiasmo.

2) Pocas veces se toma en cuenta trabajar con miembros influyentes de la estructura informal de la organización, que tienen credibilidad en muchos niveles.

3) Algunas veces se brindan las herramientas necesarias para sostener el cambio a través del tiempo pero éstas suelen ser confusas y poco amigables.

4) Pocas veces se presta atención al contexto, mismo que termina por frenar las buenas ideas y detener el proceso de cambio.

Como un brillo de luz, algunas organizaciones por todo el mundo están descubriendo que las técnicas narrativas en la comunicación funcionan para generar compromiso con el cambio en sus colaboradores. De hecho, el ‘storytelling organizacional’ se está convirtiendo rápidamente en una herramienta obligada para los líderes, que ahora cuentan historias para transmitir ideas difíciles y complejas, motivar audiencias escépticas y generar confianza.

Junto con nuestros clientes, en Astrolab hemos descubierto que las historias nos ayudan a generar insights que luego funcionan para transformar la cultura de una empresa, lograr un cambio organizacional y generar una sólida comunicación estratégica.

Cuando terminamos la junta, César nos dijo: “Su trabajo no ayuda a las organizaciones. Cuando se lucha por una comunicación más asertiva, lo que se genera son empleados motivados quienes, comprometidos con su trabajo, aportan a México. Esos son los verdaderos superhéroes, que no sólo ayudan a su esposa e hijos, sino que fomentan el desarrollo nuestro país.”

 

*El verdadero nombre de César se omitió por motivos de confidencialidad.

Evitar sesiones de correcciones

Hoy por la mañana, llegué a la oficina de muy buen humor. De esos días que duermes bien y traes energía para empezar a trabajar con gusto. Tomé una mandarina, llegué a la oficina tarareando una canción y me recibió “Ozzy”, con unos ladridos.

Comencé el día laboral abriendo mi correo –¡gran error!– y el primerito veló mi felicidad. Era un cliente que nos pidió el diseño un sitio web y me mandaba un listado de unas 40 correcciones para el proyecto que le habíamos entregado.

Me reuní con Mafer, la directora creativa, para evaluar de dónde provenía nuestro error, además invitamos a los diseñadores involucrados y al “project manager”.

Siempre he creído que, en el trabajo creativo, un 80% del esfuerzo debe ir a fortalecer las relaciones. Éstas favorecen la naturalidad en la comunicación creativo-cliente y evitan las sesiones de correcciones, que son una pérdida de tiempo (y de dinero, y de esfuerzo) para ambos.

Recordé el artículo de Seth Godin que habla sobre el peligro de ese ciclo interminable del “hmmmm no me llena.” Muchas veces se trata de expectativas ocultas que el cliente está buscando y si no las sabes detectar a tiempo, tendrás que hacer todo el trabajo de nuevo.

En ese escenario, si te va bien, puedes ganar dinero por complacer el ego del cliente, pero lo más probable es que pierdas mucho tiempo y cabeza hasta lograr esa satisfacción. Además ¡es muy cansado!

Si todo esto te suena, puedes trabajar en la claridad de tu comunicación a la hora del brief, e incluso desde que vendes el proyecto. Esto te ahorrará tiempo y dinero. ¡Vale la pena ayudar a tus clientes a decir lo que quieren decir en el momento adecuado!

Por ello, te enlisto algunos de los tips que Godin recomienda:

1 Haz muchas preguntas

Al comprometerte con un nuevo cliente, intencionalmente crea un entorno en el que se describa el gusto personal por adelantado. Cuando vayas a comenzar el brief advierte que harás muchas preguntas y ve preparado con botana o café para que el cliente (y tú) no se desespere.

2 Encuentra puntos de referencia

El mundo está lleno de cosas que son muy parecidas a lo que te han pedido crear. Dile: “Muéstrame tres otros sitios web que se parezcan a lo que esperas ver.”, “Pásame un libro que te guste.”, “Camina conmigo a través de un edificio que tiene la sensación que estás buscando.” Esto ayudará a visualizar (con imágenes) lo que el cliente espera ver.

3 Detecta el problema

Con las palabras del cliente, indicar con precisión cuál es el problema que estamos tratando de resolver: “Estamos tratando de construir algo que hace a, b, c y no d.”

Luego, antes de mostrar tu propuesta, vuelve a plantear de nuevo el problema: “Se nos pidió que hiciéramos a, b y c, a un costo de menos de X. Lo que estoy a punto de mostrar lo hace a, b lo hace y lo hace c … y cuesta la mitad de X”. Con este tipo de frases demuestras un respeto intencional al cliente, al mismo tiempo que evidencias bases en los objetivos establecidos.

Algunos que son parte de la cultura BANG!:

4 Dale a tu cliente lo que quiere y algo más

Algunas veces el cliente pide a y a es una respuesta trillada, o no funcional. Como son descubrimientos que él mismo hace, varias veces estará aferrado a esa solución. Cuando suceda esto, dale al cliente lo que pide y algo más. Recuerda que tú eres el experto y presenta tu propuesta con su justificación.

5 Cuida los detalles

Lo peor que puede suceder en este ciclo de correcciones, es que se te haya pasado algo que el cliente ya había solicitado. Eso te haría quedar muy mal. Por ello es importante que cuides los detalles. Yo sugiero siempre dar la propuesta a dos o tres personas, que te echen una mano para detectar errores. Así estarás más seguro cuando entregues tu solución.

Este tipo de estrategias, ayudarán a que tus clientes estén más satisfechos y a la larga comenzarás a trabajar con los clientes que deseas.

Por supuesto, no siempre conseguirás este ideal. A veces el cliente quiere sentir “el poder” de decir que no; a veces el cliente no es lo suficientemente articulado para describir lo que quiere; a veces el proyecto cambiará con el tiempo y el cliente tendrá otras necesidades.